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Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 14 de octubre de 2026.

Esta política describe cómo ROMA CAPITAL GROUP S.A.S. (en adelante, «Duxo») trata los datos personales relacionados con el uso de la plataforma Duxo, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 de Colombia.

1. Responsable del tratamiento

ROMA CAPITAL GROUP S.A.S., NIT 901.922.620-1, con domicilio en Carrera 11 # 24-31, Piso 2, Armenia, Quindío, Colombia. Contacto: hola@somosduxo.com, +57 300 297 5058.

2. Datos que tratamos

Esta política aplica a dos grupos de personas, con roles distintos:

  • Negocios clientes de Duxo (dueños, administradores y personal autorizado): tratamos nombre, datos de contacto, información de la cuenta y uso de la plataforma. Para estos datos, Duxo es Responsable del tratamiento.
  • Clientes finales de esos negocios (las personas que escriben al WhatsApp del negocio): sus datos —número de teléfono, nombre, mensajes, citas, preferencias y demás información que intercambian con el negocio— son tratados por instrucción del negocio. Para estos datos, el negocio cliente es el Responsable del tratamiento y Duxo actúa como Encargado, procesando la información únicamente para prestar el servicio contratado por el negocio.

3. Finalidades del tratamiento

  • Prestar, operar y mejorar la plataforma Duxo.
  • Permitir que el negocio cliente atienda a sus clientes y agende citas por WhatsApp.
  • Enviar recordatorios de citas y mensajes de reactivación a clientes finales que los hayan aceptado.
  • Gestionar la relación comercial con los negocios clientes: soporte, facturación y comunicaciones sobre el servicio.
  • Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

4. Uso de WhatsApp Business y de proveedores de nube e inteligencia artificial

Duxo funciona sobre la plataforma de WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc., y utiliza proveedores de infraestructura en la nube e inteligencia artificial para operar el servicio. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento: procesan los datos únicamente para prestar el servicio contratado por el negocio cliente, siguiendo instrucciones, y conforme a los contratos y políticas aplicables. WhatsApp es una marca registrada de Meta Platforms, Inc.; Duxo es un servicio independiente que utiliza dicha plataforma para operar.

5. Transmisión internacional de datos

Los proveedores de WhatsApp Business, nube e inteligencia artificial que utilizamos pueden estar ubicados o procesar información fuera de Colombia. Por eso, los datos personales pueden ser objeto de transmisión internacional hacia encargados del tratamiento que los procesan siguiendo nuestras instrucciones y/o las del negocio cliente, con las garantías exigidas por la normativa colombiana vigente. No transferimos datos a terceros que decidan por su cuenta la finalidad del tratamiento, salvo que exista una base legal y la autorización correspondiente.

6. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, tienes derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informado sobre el uso dado a tus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante nosotros.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  • Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

7. Canal y procedimiento para ejercer tus derechos

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a hola@somosduxo.com, indicando tu nombre, una descripción de tu solicitud y un dato de contacto para responderte. Si eres cliente final de un negocio que usa Duxo, también puedes dirigir tu solicitud directamente a ese negocio, que es responsable de tus datos; si nos escribes a nosotros, la trasladamos al negocio correspondiente cuando sea necesario.

  • Consultas: las atendemos dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha en que se atenderá, que no superará 5 días hábiles adicionales.
  • Reclamos: los resolvemos dentro de los 15 días hábiles siguientes al día siguiente a su recibo. Si no es posible resolverlo en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales. Si tu reclamo está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes; si transcurren dos meses sin que nos entregues la información requerida, entenderemos que has desistido del reclamo.

8. Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, fraude o alteración, de acuerdo con la naturaleza de la información tratada.

9. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, y después mientras exista una obligación legal o contractual de conservarlos (por ejemplo, contable o fiscal) o mientras sean necesarios para la defensa de derechos. Cumplido ese plazo, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura.

10. Cambios a esta política

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales, operativos o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta misma página, indicando su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial, buscaremos informarlo por los canales disponibles.

11. Vigencia

Esta política entra en vigencia el 14 de octubre de 2026.

12. Contacto

ROMA CAPITAL GROUP S.A.S. — hola@somosduxo.com — +57 300 297 5058 — Carrera 11 # 24-31, Piso 2, Armenia, Quindío, Colombia.